Podemos tener la certeza de que todos los discos duros fallarán en algún momento. La pregunta es ¿cuándo?. Podría ser dentro de una semana, un mes o dentro de varios años, pero ocurrirá en algún momento.

Si no estás haciendo copias de seguridad de tus fotos y gestionándolas adecuadamente, estás corriendo un alto riesgo y te garantizo que en algún momento perderás algunas o incluso todas tus fotos.

Si aún estas decidiendo hacer copias de seguridad, pregúntate qué valor tienen tus fotos para ti. Estas pueden ser fotos de vacaciones o de acontecimientos familiares y que supongan un valor sentimental importante; o pueden ser tus mejores fotos profesionales, con un gran valor económico. De cualquier manera, te recomiendo que al menos, realices algunas acciones sencillas por precaución para evitar que suceda una catástrofe.

Un error muy frecuente, es hacer copias de seguridad (backup) de solo las imágenes, olvidando los catálogos, los presets, preferencias y el resto de ficheros adicionales. En el artículo ¿Qué archivos de Lightroom incluir en el backup?, puedes encontrar que ficheros se deben incluir en los backups.

La copia del catálogo, contiene los metadatos de las imágenes y lo hemos visto en el artículo ¿Realizas copias de seguridad del catálogo de Lightroom?

Los diferentes tamaños de negocio fotográfico y el volumen de imágenes que se generan, determinaran rutinas de backup ligeramente diferentes. En este artículo abordare el flujo de trabajo para gestionar los backup de Lightroom para fotógrafos aficionados, profesionales autónomos y con pocos empleados, discerniendo entre el flujo de trabajo que utilizo en el estudio y el de cuando estoy viajando.

En el estudio

Cuando no estoy viajando, apilo en mi escritorio las tarjetas en las que he almacenado las imágenes de todo el día. Hay cámaras que tienen dos ranuras de tarjetas, por lo general una CF y otra SD; es recomendable configurar la cámara para que grabe las fotos en las dos tarjetas simultáneamente, con lo que tendremos la seguridad de tener un respaldo de las fotos en el caso de que falle alguna de las tarjetas.

Pongo cada tarjeta en el lector de tarjetas o en la ranura del lector del ordenador y utilizo Lightroom para importar las imágenes y etiquetarlas con los metadatos que hacen referencia a la sesión fotográfica correspondiente.

Para ello, en el módulo Biblioteca, hago clic en el botón Importar… que abrirá la ventana de importación de imágenes.

En esta ventana selecciono el origen de las imágenes (la tarjeta con las imágenes). Utilizo el comando Copiar en la interfaz de importación de Lightroom, y atentos a esto porque es muy importante, si utilizara en su lugar el comando Mover, entonces borraría los archivos de la tarjeta de memoria al moverlos al disco duro. Usando Copiar, lo que hago es crear una copia del archivo en mi unidad de disco, mientras que las imágenes originales permanecen de momento en la tarjeta de memoria.

Todos los archivos de la tarjeta las copio en la unidad de disco en la carpeta Imágenes donde Lightroom genera una carpeta etiquetada con el año y dentro de esta otra carpeta etiquetada con la fecha en formato aaaa-mm-dd. Para cada día de trabajo, tengo entonces una carpeta separada.

En administración de archivos, y antes de realizar la copia, habilito Realizar una segunda copia en: y la ruta que selecciono es de mi unidad de almacenamiento NAS en una carpeta llamada “Copias de seguridad de descarga”, donde Lightroom genera otra carpeta donde las coloca y que etiqueta como en este ejemplo: Importada el domingo, 20 de agosto de 2017.

En mi caso utilizo un sistema NAS de la firma Dobo. Si no estás familiarizado con el almacenamiento Drobo entonces te sugiero la lectura de su sitio web que contiene amplios vídeos sobre su uso o el artículo sobre mi sistema Drobo 5N2. Resumiendo de una forma sencilla, estos sistemas son algo similar a los sistemas RAID en los que hay redundancia de datos por lo que si una unidad de disco duro del Drobo falla, los datos pueden recuperarse a partir de los discos restantes, evitando perder la información.

Así que después de realizar la importación, tengo tres copias efectivas de las fotos, en el disco del ordenador, en el Drobo (porque las he duplicado automáticamente durante la importación) y todavía mantengo la copia original en la tarjeta de memoria.

Por otro lado, tengo Lightroom configurado para que haga una copia de seguridad automática del catálogo cuando cierre el programa. La copia de seguridad del catálogo la almaceno en el Drobo en una carpeta llamada “copias de seguridad de Lightroom”. Es decir, que los cambios de metadatos y los ajustes de las imágenes que he realizado, se almacenan de forma redundante como una copia de seguridad en el Drobo.

El catálogo vivo o real de trabajo en Lightroom, se almacena en la unidad de disco interno principal de mi computadora (el disco C:). También realizo una copia de seguridad automática de esta unidad de disco cada hora, utilizando el programa EaseUS Todo Backup. Esto crea un duplicado de la unidad de disco interno C: de mi ordenador en una unidad externa Toshiba USB 3.0. Eso significa que tengo una copia de seguridad adicional de mi catálogo de Lightroom en esa unidad externa.

Cualquier archivo que decida exportar desde Lightroom para enviarlo a un cliente, lo exporto a una carpeta denominada Exportaciones en la unidad interna de mi equipo y en una subcarpeta con el nombre del cliente. Eso supone que tengo dos copias de los archivos que he considerado dignos de ser enviados al cliente. Una en la carpeta de exportación en la unidad interna y otra que es creada automáticamente por EaseUS Todo Backup en la unidad Drobo.

Drobo facilita las cosas enormemente para el almacenamiento de archivos, pero no podemos detenernos ahí. ¿Qué pasa si alguien entra a robar en casa o en la oficina, o si se incendia, o si cae al suelo?. Podríamos perder tanto el Drobo como la unidad interna. Así que es recomendable tener los archivos almacenados en otro lugar externo. Hay algunos casos terroríficos de fotógrafos que han perdido el trabajo de toda su vida debido a un incendio en su casa. La idea de comprar más unidades externas y almacenarlas en otro lugar fuera del sitio donde se trabaja, parece complicada y desalentadora, pero he llegado con una solución que funciona muy bien para mí y que es rentable económicamente hablando.

Hay dos cosas que debemos conocer acerca de la copia de seguridad fuera del sitio de trabajo. Esperamos que nunca la necesitemos porque tenemos al menos dos copias de todo en el lugar de trabajo para poder recuperar la información en caso de fallo de alguna unidad de disco. Así que la copia de seguridad fuera del sitio de trabajo, está ahí para el caso de desastres naturales, robo y los fallos múltiples y simultáneas de las unidades de disco. Todos estos fallos son relativamente muy poco probables por lo que mi opinión personal es que no es necesario redundar las copias de seguridad fuera del sitio de trabajo. Así que solo guardo una copia de todo fuera del lugar de trabajo. Además, se puede ahorrar algo de dinero poniendo unidades de disco sencillas, que no necesitan estar instaladas en cabinas de disco sofisticadas y con fuentes de alimentación adicionales y caras.

Se necesita un “Drive Toaster” o una base SATA. En mi caso tengo un ínateck – USB 3.0 to Sata Adapter colocado sobre mi escritorio y conectada a un puerto USB 3. Lo que hago es ir añadiendo una unidad de disco externa vacía cuando se llena sobre la que estoy haciendo copia de seguridad, y conforme se llenan, las deposito en un lugar seguro y alejado del lugar de trabajo. Simplemente, conecto en la ranura la unidad de disco desnuda de 3,5 “(o 2,5”). Es una solución muy buena y por unos 17 € a la que hay que añadir las unidades de disco desnudas.

Como las unidades de disco del Drobo son actualizables en tamaño, cuando añado una unidad de más capacidad a mi Drobo, la unidad antigua que recupero, la uso en mi colección de discos que uso fuera del sitio de trabajo.

Debido a que mis archivos en el Drobo se almacenan en carpetas etiquetadas por la fecha, es fácil ver qué carpetas deben copiarse en la unidad externa para que ambos archivos coincidan.

Realmente no hay límite en la cantidad de copias de seguridad que puedes hacer, pero esto es lo que yo hago y que considero adecuado.

Cuando estoy viajando

Igual que antes, configuro la cámara para almacenar simultáneamente las imágenes en las dos tarjetas que admite la cámara.

¿Qué pasa cuando estoy lejos de mi lugar de trabajo y no tengo acceso a mi Drobo? En esta situación, copio las tarjetas en una unidad FireWire LaCie Rugged Thunderbolt USB 3.0 utilizando el diálogo de importación de Lightroom exactamente como antes.

En este entorno también marco la casilla que dice “Realizar una segunda copia en …”. Esto supone que Lightroom guardará los archivos en dos lugares, establezco como principal la unidad LaCie y una copia de seguridad va a la unidad interna de mi portátil.

Así que tengo las fotos en tres lugares. En las tarjetas de memoria, en la unidad externa LaCie y en el disco interno de mi portátil. Procuro ir usando tarjetas de memoria vacías y no borrar las que contiene las imágenes del viaje. Solo si me quedo sin tarjetas, las formateo, aunque nunca la pareja de tarjetas que contiene la misma información.

Hay algunas recomendaciones que pueden ayudar aumentando la seguridad de nuestras imágenes cuando estamos viajando. Regla número uno, nunca viajes con todas las unidades o copias en una sola persona. Al volar, una unidad va en mi equipaje facturado y el portátil va en mi bolsa o mochila conmigo. Las tarjetas van en el bolsillo de mi chaqueta o mejor aún, en el bolsillo de alguien que te acompañe. De esta forma, si alguien roba mi bolso o mochila con el portátil, será frustrante, pero seguiré teniendo dos copias del trabajo, una en las tarjetas y otra en el disco LaCie. Incluso en el hotel, nunca dejo todas las unidades juntas. Los robos en las habitaciones de hotel suceden más a menudo de lo que cabría esperar, así que es conveniente darle una unidad a otra persona para que lo mantenga en su habitación. Normalmente, llevo las tarjetas conmigo en mi bolsillo cada vez que salgo de mi habitación.

Otra recomendación es enviar vía ftp. Si tienes acceso a internet, envía las imágenes diariamente al servidor en tu lugar de trabajo. De esa manera si todas las otras copias se perdieran todavía tendrías una copia de las fotos en casa. Como alternativa al ftp, hay varios servicios Cloud que se pueden usar o contratar como Amazon Drive, Dropbox, Google Drive, etc.

Mientras estoy de viaje, todos los archivos importados de Lightroom los coloco en un nuevo catálogo etiquetado con el nombre del viaje y, como de costumbre, el catálogo también lo copio en el disco externo. Cuando regreso a casa, el catálogo lo importo en el Drobo y sincronizo los archivos con mis unidades que he usado durante el viaje. Una vez tengo todo sincronizado, quito todos los archivos del disco LaCies de 2,5″ y lo dejo listo para el siguiente viaje.

Hay un dicho que afirma que hay dos tipos de discos duros: los que se han roto y los que se van a romper. Por ello no podemos depender de un único soporte para guardar algo tan apreciado como nuestras fotografías.

Es fundamental que tengamos un sistema de copias de seguridad que nos permita tener al menos duplicada la información crítica, es decir las fotografías por un lado y los metadatos de las mismas contenida en el catálogo de Lightroom por el otro.

Blas Marco

Fotógrafo y Webmaster, blas FOTOGRAFÍA

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