Listo para convertirte en fotógrafo profesional – 1 de 3

Si estás buscando un punto de partida donde iniciarte en la fotografía profesional, entonces has venido al lugar correcto. La fotografía es una profesión apasionante en la que se puede ganar dinero pero que requiere talento creativo, conocimientos, experiencia y profesionalidad. Esta profesión no sabe de edad, ni de títulos académicos que quedan en un segundo plano, pero si es importante tener un buen ojo y encontrar tu estilo personal.

Si te planteas dar el salto de aficionado a profesional, un equipo de calidad y muchas ganas te ayudaran a superar las dificultades iniciales en un negocio tan competitivo como el de la fotografía profesional. Debes mentalizarte de ir poco a poco, consolidando y perfeccionando tus habilidades y creando un buen portafolio con tus mejores trabajos como apoyo para la venta de tus servicios.

La diferencia fundamental entre un fotógrafo aficionado y uno profesional, es que este último cobra por su trabajo. No necesariamente es mejor fotógrafo el profesional. Por eso si te preguntas, ¿tiene sentido ganarte la vida haciendo algo que te gusta?, la respuesta en evidente, tiene todo el sentido del mundo.

Hay otra diferencia que debes tener muy en cuenta sobre todo en tus inicios. Los clientes te pagaran por tomar fotos de ellos o de las personas que te indiquen y se espera que satisfagas sus deseos en vez de tus propias preferencias artísticas. Sólo los profesionales muy reconocidos y de élite, se pueden permitir imponer sus criterios artísticos a las preferencias de sus clientes. Esto es algo que hay que ganarse.

PARTE 1: Administra y gestiona tu negocio

Mucha gente que quiere iniciar un negocio fotográfico, solo le inquietan los aspectos técnicos y artísticos de la fotografía y se olvidan de que será un negocio que tendrán que gestionar, financiar, publicitar y organizar. Un gran fotógrafo que no sepa nada acerca de gestión y comercialización, no tendrá éxito en su negocio. ¡Es tan simple como eso!. Por eso, además de los aspectos fotográficos debes contemplar los aspectos administrativos de tu nueva empresa. Si decides que los aspectos empresariales no son lo tuyo, contrata un buen profesional que te ayude en la gestión.

El contenido de este primer artículo (parte 1), trata precisamente los requisitos y necesidades administrativas con las que te encontrarás y cómo conseguir hacer la transición a fotógrafo profesional de manera acertada.

En un segundo artículo (Parte 2), trataremos los aspectos relacionados con las Tecnologías de la Información (TI) aplicados al marketing y a la publicidad de tu empresa.

En un tercer artículo (Parte 3), trataremos los aspectos técnicos directamente relacionados con la fotografía, el equipamiento requerido, así como herramientas informáticas muy útiles para aumentar la productividad, la movilidad, entre otros.

Tu negocio fotográfico debes planteártelo como un proyecto, piensa una estrategia y ejecútala mediante objetivos alcanzables. Una vez conseguidos, se constante y define los siguientes objetivos siendo cuidadoso de alinearlos con tu estrategia.

1. Transición a tu nueva profesión de fotógrafo

Si estas trabajando por cuenta ajena, antes de renunciar a tu trabajo y dedicarte a tiempo completo a la fotografía profesional, asegúrate de tener ahorrado el dinero suficiente para soportar los gastos de al menos todo un año. De esta forma, aunque tu negocio fracase, tendrás suficientes recursos para vivir hasta que consigas otro empleo.

Otra opción es enfocar la fotografía profesional como una fuente de ingresos adicional a tu trabajo. En cualquier caso, si decides mantener tu trabajo actual, piensa cuanto tiempo te permitirá dedicar a tu tu nueva profesión como fotógrafo y si es suficiente para tu proyecto. Es muy recomendable que planifique la transición con un cronograma.

2. Planea tus metas

Si estas decidido a convertir tu pasión por la fotografía en una profesión, en primer lugar necesitas establecer la estrategia y un plan de negocio. Decide un periodo de tiempo en el que quisieras alcanzar unas ganancias determinadas, realizar un número de trabajos, sesiones y de fotos, o vender cierto número de copias. Esto mantendrá tu rumbo y te dará una meta cuantitativa que alcanzar.

Pon fechas límite a tus metas, y marca dichas fechas en tu agenda. Las metas han de ser alcanzables, concretas y fácilmente medibles. Un ejemplo sería: “realizar 10 sesiones fotográficas antes del 31 de diciembre”.

Decide una fecha límite en la cual deberías haber conseguido un beneficio concreto con tu negocio. Si llegada esa fecha y no has alcanzado tu meta, será el momento para reconducir el rumbo de tu negocio. Un ejemplo sería: “debo obtener un beneficio de 50.000 € en los dos primeros años para que tenga sentido continuar mi negocio de la fotografía”.

El Plan de negocio es un documento donde se describe el proyecto de empresa y sus características. Engloba la definición de la idea que vas a desarrollar, y especifica como lo llevaras a cabo. Además de ayudarte a centrar tus ideas, te resultara muy útil para presentarlo a posibles socios o a entidades bancarias si pretendes solicitarles financiación. Los aspectos principales que debes incluir en el plan de negocio de tu empresa son:

• Especifica las características de los productos y/o servicios que van a ofrecerse, estudia la marca y/o la patente en el caso de que haya algún elemento novedoso. La solicitud y registro del nombre comercial lo debes tramitar ante la Oficina Española de Patentes y Marcas.
• Indica tus datos personales, tu currículum vitae y el de las personas que van a componer el equipo humano, la formación, la experiencia que tienen y las funciones que desempeñaran en la futura empresa.
• posiciona tu empresa, incluyendo las principales novedades, singularidades o diferencias de tu proyecto con respecto a la oferta disponible en el mercado.
• En lo relativo a los proveedores, es necesario identificarlos, conocer sus ofertas, así como saber de cuántos va a depender la actividad de la empresa.
• Concreta la localización del negocio y el alquiler o compra de un local, en su caso. Es importante que elijas la localización idónea para tu negocio, considerando los hábitos de compra de los clientes.

3. Plan de viabilidad

Consiste en un estudio que acompaña el plan de negocio y que analiza el aspecto económico de tu proyecto empresarial para analizar si resulta rentable. En él debes incluir la previsión de gastos o inversiones para iniciar la actividad, los recursos económicos de que dispones para hacer frente a estas inversiones, las fuentes de financiación disponibles y una estimación de pérdidas y ganancias en los tres primeros años. Asimismo debes indicar las políticas de marketing y distribución de los productos y/o servicios, su precio y establecer las previsiones de ventas.

Los punto a incluir más importantes son:

• Concretar los aspectos financieros más importantes del proyecto: inversión inicial, fuentes de financiación disponibles, previsión de resultados a tres años vista, etc.
• Conviene que estudies el mercado al que va dirigido el producto o servicio, quiénes serán los posibles clientes, que analices la competencia, dónde está posicionada y qué ofrece, y que estudies la situación del sector.
• Debes contabilizar las inversiones iniciales que hay que acometer, compra o alquiler del local y del mobiliario, obras de reforma en el local, equipos fotográficos e informáticos, existencias…
• Analiza quién puede financiar estas inversiones: financiación bancaria, subvenciones y/o recursos propios.
• Especifica el personal que vas a emplear en la empresa y los costes salariales implicados.
• Incluye los gastos corrientes del proyecto empresarial: luz, agua, gas, teléfono, Internet, publicidad, tasa de basuras, etc.

4. Elige la forma jurídica de tu empresa

Antes de empezar a trabajar como un fotógrafo profesional, debes decidir que forma jurídica tendrá tu nueva empresa pensando en las necesidades actuales y futuras y no solo en las ayudas públicas que se puedan obtener puntualmente por escoger una u otra modalidad.

Es aconsejable plantearse qué responsabilidad se desea asumir en la nueva empresa. Según la forma jurídica que elijas, la responsabilidad será ilimitada o se puede responder solo por el capital aportado. Además, se debe conocer cuál es la tributación de cada forma jurídica, ya que algunas tributan por IRPF (autónomos, sociedades civiles y comunidades de bienes) y otras lo hacen a través del Impuesto de Sociedades (sociedades limitadas, anónimas, laborales y cooperativas).

La forma jurídica más sencilla es hacerse empresario individual. Si la empresa, en principio, va a ser pequeña, te puedes ahorrar muchos trámites y gestiones para iniciar la actividad, puesto que la empresa no tiene que adquirir una personalidad jurídica. Te recomiendo que conciertes una cita en al Cámara de Comercio de Madrid o de la ciaudad donde residas, donde te ayudaran antes de decidirte por constituir una empresa individual o una sociedad mercantil, el capital inicial y/o la financiación, el número de promotores, el alcance de responsabilidad, la fiscalidad, el alcance de la actividad fotográfica y la proyección de crecimiento, entre otros.

Siendo realistas, al darte de alta como autónomo, debes afrontar la cuota de autónomos que en el 2014 para la base mínima de cotización es 261,83 euros mensuales. También debes pagar los impuestos de IVA e IRPF. Satisfacer todos estos gastos es un negocio que está arrancando, es complicado. Muy al contrario de lo que muchos piensan no hace falta hacerse autónomo si la cantidad ganada es reducida, cuando trabajamos por cuenta ajena ya estamos cotizando en la Seguridad Social y si podemos demostrar que “no vivimos de estos trabajos complementarios” no hace falta hacerse autónomo. La ley Española contempla que la obligación de darte de alta como autónomo surge en el momento en que empiezas a percibir unos ingresos regulares.

Una vez decidida la forma jurídica, debes legalizar el negocio para iniciar la actividad. Informarte de los requisitos y documentos necesarios en tu país para ser reconocido legalmente como un profesional de la fotografía y el plazo medio de obtener los permisos de la administración. Consigue los documentos necesarios, los de carácter general como una licencia comercial, y otros específicos del tipo de negocio fotográfico. Algunos ejemplos son una licencia de obras, hojas de reclamaciones… Para más información, en España puedes dirigirse a la red CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas), de la Dirección General de Política de la Pequeña y Mediana Empresa, dependiente del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

Puedes considerar la posibilidad de hablar con un asesor mercantil o con un abogado especializado en pequeñas empresas para tener una mejor visión global de todo lo que necesitas.

5. Creación y abertura del negocio

Los trámites de puesta en marcha para tu empresa los puedes realizar a través de la VUE (Ventanilla Única Empresarial on line)

• En la Agencia Tributaria puedes obtener el número de identificación fiscal (NIF), la declaración de inicio de actividad y las etiquetas identificativas.
• En la Tesorería de la Seguridad Social puedes inscribir la empresa y hacer la abertura de la cuenta de cotización. También aquí se tramita el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, la afiliación y el alta de los trabajadores.
• Con la comunidad autónoma correspondiente se realiza la comunicación de la abertura de la actividad, las autorizaciones, las licencias y los registros específicos (industrial, sanitario, agroalimentario, comercio, transporte, turismo, etc.).
• Con el ayuntamiento se obtiene la información, el asesoramiento, la entrega de documentación, el registro y la tramitación de las licencias municipales de actividades, de instalaciones y urbanísticas y la licencia de abertura del local o la solicitud de cambio de titularidad.
• En las Cámaras de Comercio puedes obtener asesoramiento gratuito sobre la forma jurídica que más te convenga para la empresa, los trámites administrativos, las obligaciones frente a las administraciones e información sobre subvenciones y ayudas públicas.
• Además, puedes solicitar el alta en la Delegación de Hacienda de la ciudad, modelo 036 (de Declaración censal de alta, modificación y baja en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores).
• Debes redactar la escritura de constitución de la empresa e inscribirla en el Registro Mercantil.

Conviene que no olvides los seguros obligatorios. Las pólizas suelen ser anuales y es recomendable incluir equipos, seguro médico, responsabilidad civil, entre otros.

El seguro de responsabilidad civil responde de los daños civiles que pueda provocar la empresa en el desarrollo de su actividad mercantil o profesional. En algunos casos no es obligatorio, pero es uno de los seguros que más recomiendo contratar.

El seguro a los trabajadores es un seguro personal a la plantilla que se fija en los distintos convenios colectivos. Es habitual que estas pólizas cubran una indemnización por accidente, incapacidad permanente, e incluso, muerte.

Es conveniente que el seguro cubra daños a tus equipos o de los equipos alquilados. Debe garantizar los daños materiales directos a los equipos fotográficos, tales como cámaras, equipo de iluminación, sonido y similares así como todo tipo de accesorios y equipos de postproducción en general. Suelen garantizan todo daño material producido a los equipos a consecuencia de su manipulación, accidente u otras causas, como incendio, robo y expoliación.

Es muy importante catalogar y valorar correctamente todo el equipamiento fotográfico. En caso de daño, pérdida o destrucción del equipo, la base de la valoración del siniestro suele ser la factura integra de la reparación (hasta el límite de la suma asegurada), y cuando no sea posible su reparación, se reemplazará el equipo por material de clase, calidad y capacidad similares, teniendo en cuenta la devaluación correspondiente por uso, antigüedad y obsolescencia.

7. Administra tu dinero

Estás creando tu propio negocio, lo que significa que necesitas comprender rápidamente la importancia del dinero. Ten disponible algo de dinero extra exclusivamente para imprevistos que surgirán en tu negocio. Ese fondo puede ayudarte a pagar una avería de tu equipo o la contratación de un fotógrafo que te ayude en una sesión fotográfica grande.

Abre una cuenta bancaria separada y exclusiva para tu negocio, lleva los registros en un libro contable para controlar tus finanzas, y ten siempre una calculadora cerca. Semanalmente, debes actualizar tu libro contable con todos los asientos generados por las transacciones comerciales de los últimos 7 días. La contabilidad te ayudara a analizar la evolución de tu negocio, a entender todo su flujo, lo que funciona y lo que necesita ser corregido y mejorado, a averiguar cuales son tus clientes más importante y valiosos, te dará pistas de cómo retenerlos y para atraer nuevos clientes.

Hay muchos programas de contabilidad para PYMES, y muchos de ellos son software de código abierto. Algunos programas contables son muy complejos y completos y otros son básicos y sencillos para la facturación, seguimiento de inventarios, puntos de venta, nóminas, impuestos, presentación de informes y pronósticos. Adjunto cinco programas que me parecen interesantes:

• GnuCash – Este programa es para negocios personales y pequeñas empresas y utiliza la contabilidad de doble entrada, (garantiza que se pueden detectar errores y rastrear su origen). Es muy flexible y gestiona cobros y pagos, facturación, cuentas de inversión, cuentas bancarias, de crédito y préstamos, declaraciones de impuestos, informes, informes gráficos, soporta varias monedas, depreciaciones y tablas de impuestos entre otros. No tiene los módulos de punto de venta y el de nóminas. Sin embargo, si introduces manualmente los impuestos y otros parámetros necesarios, lo puedes utilizar para las nóminas de un pequeño número de empleados. Está disponible bajo Linux, Mac y Windows, pero no esta traducido aún al Español
• XTuple PostBooks – Es el núcleo de la excelente suite xTuple ERP. Incorpora siete módulos: Contabilidad, Ventas, CRM, fabricación, compra, inventario y productos. La edición PostBooks es gratuita. xTuple es bueno para la pequeña empresa en crecimiento, porque se puede empezar con la funcionalidad PostBooks e ir añadiendo lo que necesites. Funciona bajo Linux, Mac y Windows.
• Compiere – Ofrece una versión gratuita, además de las ediciones comerciales con características adicionales. Compiere incluye funciones completas de contabilidad, además de planificación de recursos empresariales y la administración basada en los clientes. La versión gratuita incorpora altas funcionalidades de todo lo que necesitas: contabilidad de proyectos, comercio electrónico, contabilidad de materiales, gestión de pedidos, ventas y servicio, y muchísimo más. La edición empresarial está entre las que mejor soporten internacional: multi-moneda, leyes fiscales, normas de contabilidad e idiomas. Funciona bajo Linux, Mac y Windows.
• Turbo Cash – Es un competidor de las aplicaciones profesionales QuickBooks Pro y Sage. Soporta múltiples idiomas y muchos países diferentes. Incluye punto de venta y precios de venta, facturación, informes y análisis, inventario y stock, códigos de barras, ofertas, comprobación de balance, operaciones por lotes, IVA, multi-usuario y controles de acceso. Es uno de los programas gratuitos de contabilidad más completo. Turbo Cash destaca también por su facilidad de uso, y tiene una interfaz amigable y atractiva. Es gratuito con opciones de soporte comercial. Manuales impresos, CDs, y una versión USB portátil que está disponible a un precio razonable. Solamente funciona con Windows.
• Freshbooks – Servicio de contabilidad en la nube para la gestión de facturación, gastos y estimaciones donde quiera que estés y admite pagos con tarjeta de crédito, PayPal y otros.  Es una buena forma de mejorar la organización de tu negocio y ahorrar tiempo.

8. Decide tus tarifas

Cada fotógrafo tiene una política de facturación propia. Hay quien intenta compite por precio, fijando precios muy competitivos y extremadamente baratos, hay quien busca situarse como una opción “Premium” cobrando precios elevados, seleccionando los trabajos aceptados y basando su negocio en la calidad.

En cualquier caso, no olvides nunca que el primer objetivo de un negocio es ser rentable. Debes analizar tus costes para asegurar una adecuada rentabilidad antes de impuestos. Piensa en el tiempo que necesitas para tomar cada foto, la amortización de tu equipo, y el coste de imprimir de las copias o de crear los DVD/CD de las copias electrónicas. Recuerda que una sesión fotográfica también incluye el desplazamiento, tiempo directo de la sesión fotográfica, tiempo de edición, reuniones, etc. Todos estos costes deben determinar la tarifa que cobres por hora o por sesión.

Es interesante que hagas un sondeo de los precios de la competencia. Busca otros fotógrafos locales y observa cuánto cobran por sus servicios. Luego, determina tus precios basado en tu destreza y habilidades comparadas con las de ellos evaluando varios factores como:

1. ¿Dominas un género muy especializado , o por el contrario estás en un segmento de mercado con gran oferta de fotógrafos ?
2. ¿Tienes gran demanda de trabajos y puedes seccionar los mejores trabajos y mejores clientes o acabas de empezar y quieres hacerte con cartera de clientes y crearte un portafolio?
3. ¿Te diferencias ofreciendo algo distinto a los demás fotógrafos?
4. ¿Ofreces a tus clientes algún complemento que les haga sentirse exclusivos?

Evita fijar el precio de tus sesiones fotográficas demasiado alto o bajo para estar en precios de mercado. Un precio demasiado alto asustará a la mayoría de los clientes, mientras que un precio demasiado bajo te hará parecer desesperado o poco atractivo como fotógrafo. Una aplicación que puede ayudarte a fijar tus tarifas es:

fotoQuote– “¿Cuánto debo cobrar por mis fotos?”  Es una de las preguntas más frecuentes que nos hacemos cuando nos iniciamos en la venta de fotografías. fotoQuote es un programa que consulta una gran base de datos para dar respuesta a esa pregunta, basándose en una amplia investigación sobre la industria fotográfica realizada por los desarrolladores de este software.

9. Especializa tu negocio

La fotografía profesional es muy amplia y abarca multitud de géneros. Elegir una especialización dependerá de varios factores como la competencia y tus preferencias y habilidades. Un mercado saturado es mucho más complicado que uno emergente en el que encontraremos más demanda que oferta. La fotografía profesional mas frecuente es la de bodas y eventos sociales, pero los fotógrafos deportivos o de naturaleza también son profesionales. Los que publican en National Geographic o en Lonely Planet, también son fotógrafos profesionales. Los que hacen las imágenes para los carteles publicitarios de McDonalds o Burguer King, igualmente son fotógrafos profesionales.

Algunos criterios a tener en cuenta a la hora de escoger una especialidad:

1. Pretensiones económicas: Las marcas y la industria pagan mejor que los particulares. Te puede ayudar un minucioso estudio de las franjas de remuneración que se pagan en tu zona para los distintos tipos de fotografía.
2. Te gusta viajar: Algunos fotógrafos cambiarían cobrar grandes minutas por estar viajando de un lado a otro, cubriendo eventos, retratando personajes interesantes o fotografiando impresionantes paisajes naturales. Para ellos el poder viajar constantemente con gastos pagados es mucho más valioso que cualquier plus económico.
3. Proyección de futuro: El tipo de fotografía en que te especialices condicionará lo que puedas llegar a ser en un futuro. Si elijes ser fotógrafo de productos, te acerca al mundo de la publicidad y del marketing. Muchos Directores de agencias de publicidad empezaron como fotógrafos de productos. Si prefieres especializarte en el mundo del deporte, podrías llegar a ser fotógrafo de una revista deportiva o fundar tu propia revista deportiva online.

10. Prepara un contrato tipo

Antes de aceptar cualquier trabajo o sesión fotográfica con tu cliente, asegúrate de tener un contrato comercial tipo para firmarlo y formalizar el trabajo y todos los servicios, productos. etc. por los que paga tu cliente, y la cantidad y forma de pago de los mismos.

La forma mas segura es que un abogado escriba un contrato para ti. Esto hará que las cosas sean más fáciles a largo plazo, y también ayudará a reducir perdidas de tiempo, discusiones y malos entendidos. Las asociaciones de fotografía suelen tener modelos disponibles de contratos tipo que podrás usar.

Describe lo mas claramente posible lo que incluye el paquete fotográfico ofertado y lo que no lo está. Es conveniente manifestar si asumes la responsabilidad del borrado accidental de las fotos en el caso de que no puedan recuperarse y si después de su entrega al cliente ya no son tu responsabilidad.

11. Gestiona tus proyectos

Si estás intentando organizarte mejor, los programas siguientes pueden ayudarte:

• Trello – Esta es una herramienta de gestión de proyectos gratuita que te permite colaborar entre un número ilimitado de personas.
  • También esta disponible en aplicación para móviles, permitiendo que permanezcas conectado con tus proyectos en todo momento.
  • Si tienes un proyecto y varias personas a tu cargo, podrás seguir como van evolucionando las tareas realizadas por tus compañeros en tiempo real porque queda todo registrado. Podrás ver inmediatamente los errores cometidos y poder solucionarlo sin invertir mucho tiempo.
  • Otra característica interesante es su capacidad para hacer reuniones no presenciales con tus socios/colaboradores para agilizar el trabajo y aumentar la productividad del proyecto.
  • Otro detalle importante es su tablón, donde podrás poner tanto tú como tus colaboradores todas las tareas realizadas del día para que todo esté controlado; y así de esta manera poder hacer los cambios que sean necesario.
  • Trello es un ahorrador de tiempo a gran escala y lo que mejor hace es agilizar nuestro trabajo para poder invertirlo en cosas más productivas.

• Evernote – Es un servicio gratuito que te permite almacenar todo. Excelente para el almacenamiento de documentos, enlaces, notas, recordatorios y para el seguimiento de los proyectos desde cualquier plataforma informática o sistema operativo.
• Smartsheet – Es una aplicación de gestión de proyectos basada en hoja de cálculo. Fácil de configurar y fácil de usar. Muy adecuada para para planificar sesiones de fotos complejas.